5 hal dasar dalam membuat kontrak perencana acara/event planning

Sebagai penyelenggara acara atau perancang acara yang profesional, baik itu penyelenggara acara perkawinan, konfrensi, pesta sosial ataupun acara perusahaan, kontrak adalah bagian yang penting dalam kesuksesan bisnis event organizer/event planner.

Walau kadang konotasinya adalah bahasa yang rumit dan menakutkan, kontrak sangat baik dalam membe

rikan garis jelas dan memaksa kedua belah pihak meyetujui syarat-syarat dan ketentuan pada projek tersebut, guna memberikan perlindungan tehadap kedua belah pihak.

Karena seringkali ketika dua pihak bertemu untuk suatu tujuan dan merasa memiliki pandangan yang sama, namun seiring waktu perjalanan ternyata didapatkan banyak yang tidak sejalan dan mengalami mis komunikasi, dan itu biasa terjadi di hubungan interaksi antar manusia, apapun itu jenis hubungannya.

Namun dalam urusan projek bisnis, kegagalan komunikasi bisa berakibat kerugian besar, dan kontrak bisa menjadi landasan pengertian bersama tentang apa yang harus dilakukan oleh masing-masing pihak dan bagaimana cara dalam pelaksanaannya sehingga projek tersebut terlaksana dengan baik.

5 hal dasar dalam membuat kontrak perencana acara/event planning:

1. Rincian Jelas Jasa Yang Disediakan: Memang sepertinya ini hal yang sewajarnya di tuliskan dalam kontrak, namun perincian jasa bisa menjadi sangat bervariasi. Tugas dan jasa Event planner/perencana acara bisa menjadi sangat luas, dan bisa menjadi pembeda dengan event planner lainnya. Yang satu bisa jadi menawarkan keahlian merangkai bunga, ada yang membantu mencarikan tempat acara, ada yang menangani transportasi pada tamu, sehingga tidak ada event planner yang serupa, begitu pula dngan kontraknya. Bila Anda menyiapkan daftar hal yang menjadi spesifikasi jasa Anda, sebaiknya Anda juga memberikan daftar hal yang tidak termasuk jasa Anda. Gunakan bahasa yang luas untuk melindungi diri Anda dari melakukan sesuatu yang berada di luar wilayah layanan perencanaan acara yang disepakati

2. Jadwal Pembayaran: Masukkan cara pembayaran dan jadwal pembayaran yang spesifik. Mulai dari masuk uang DP yang menandakan baru dimulainya sebuah perencanaan, hingga waktu pembayaran selanjutnya, dan penting harus di ingat, dapatkan pelunasan sebelum acara dimulai. Berikan jadwal pembayaran dan rincian mengenai pembayaran di masa mendatang, baik menetapkan tanggal untuk setiap pembayaran atau mengikat setiap pembayaran ke tahapan-tahapan dalam proses perencanaan acara.

3. Syarat Pembatalan Acara: Bila satu dan lain hal client membatalkan acara, kontrak harus melindungi bisnis Anda dan potensi keuntungan dari acara ini. Harus dengan jelas mengatakan bahwa semua pembayaran yang sudah masuk tidak dapat di kembalikan. Pertimbangkan memasukan klausa yang menyatakan bahwa klien bertanggung jawab atas pembayaran layanan yang diberikan sampai pemberitahuan tertulis diterima sebelum tanggal pembatalan acara, untuk menghindari kerugian yang diakibatkan oleh tagihan terhutang yg harus dibayarkan didepan.

4. Klausul Penghentian: Hal-hal yang tidak dapat di hindarkan seperti cuaca ekstrim dan demo buruh atau yang dikenal dengan force majeure harus tercantum dalam kontrak untuk membebaskan kewajiban/kerugian yang timbul karena hal ini.

5. Klausul Ganti Rugi: Harus dijelaskan dalam kontrak bahwa Klien Anda tidak dapat menjadikan Anda bertanggung jawab atas kerugian, kerusakan, kewajiban atau biaya yang merupakan akibat dari kelalaian mereka.

#eventplanner #perencanaacara #kontrakeventplanner #eventorganizer